A Constituição da República Federativa do Brasil prevê, no §7º do seu Art. 150, que a lei poderá atribuir a sujeito passivo de obrigação tributária a condição de responsável pelo pagamento de imposto ou contribuição, cujo fato gerador deva ocorrer posteriormente, assegurada a imediata e preferencial restituição da quantia paga, caso não se realize o fato gerador presumido. Prevê ainda, no item "b" do inciso XII do artigo 155, que cabe à lei complementar dispor sobre substituição tributária (ST).

Por sua vez, a Lei Complementar 87/96, que dispõe sobre o ICMS, de competência dos Estados e do Distrito Federal, prevê que lei estadual poderá atribuir a contribuinte do imposto ou a depositário a qualquer título a responsabilidade pelo pagamento de imposto incidente sobre uma ou mais prestações, antecedentes, concomitantes ou subsequentes. Tal responsabilidade, uma vez configuradas as hipóteses legais, é aplicada tanto para contribuintes do RPA como para os do Simples Nacional.

Existem as seguintes modalidades de substituição tributária:

• Substituição de operações antecedentes (diferimento): o momento do lançamento e pagamento do imposto fica diferido (adiado) para momento futuro e a responsabilidade do imposto fica transferida para destinatário da mercadoria ou serviço, desde que seja contribuinte do mesmo Estado.
  

• Substituição de operações e prestações concomitantes: no caso dos serviços de transporte de carga com início em território paulista, as transportadoras de outros estados e os transportadores autônomos serão substituídos sempre que contratados por um contribuinte paulista, mesmo que seja optante do Simples Nacional.
  

• Substituição de operações subsequentes (retenção do ICMS na fonte): o fabricante ou importador será o substituto e repassará ao Estado, separadamente do valor do seu imposto próprio, o valor do ICMS retido por substituição tributária de seus clientes revendedores.
  

Operações interestaduais

Quando a operação é interestadual, é necessário que haja termo de acordo (protocolo ou convênio ICMS no âmbito do CONFAZ) para que o remetente possa ser responsabilizado pelo pagamento.

Na falta de termo de acordo entre a unidade federada de origem e o Estado de São Paulo, e estando a mercadoria enquadrada na ST interna deste estado, o destinatário paulista deverá pagar antecipadamente o imposto devido pela própria operação de saída subsequente da mercadoria e, sendo o caso, do imposto devido pelas operações subsequentes, na condição de sujeito passivo por substituição.

Há duas formas de pagamento: escritural (prevista no Art. 277 do RICMS para as mercadorias da antiga ST cujo início remonta à década de 1990) e por meio de guia especial (Art. 426-A do RICMS, para as mercadorias que ingressaram na ST de São Paulo a partir de 2008).

A antecipação tem base legal e regras próprias, mas, em caso de ressarcimento de imposto, nas hipóteses legais em que se considera que o fato gerador presumido deixou de ser realizado, recebe o mesmo tratamento do imposto retido.

A base de cálculo para o imposto retido é o preço-varejo, o preço final da mercadoria, pelo qual ela chegará ao consumidor. Há quatro formas de se chegar ao preço-varejo:

• Preço final a consumidor, único ou máximo, fixado por autoridade (órgão público) competente – tabelamento de preços pelo governo federal (não ocorre na prática atualmente; no passado, antes de 1997, houve, relativamente a alguns produtos, intervenção da SUNAB, que detinha status de autarquia federal, e poderes para intervir no mercado, fixando preços e controlando estoques).
  

• Preço final a consumidor sugerido pelo fabricante ou importador (cigarros, automóveis e utilitários nacionais, motos nacionais, sorvetes).
  

• Média ponderada de preço-varejo definida por pesquisa e divulgada pela Fazenda (ocorrem em SP com cerveja, água mineral e bebidas quentes, por exemplo).
  

• Margem de lucro (Margem de Valor Agregado – MVA - em SP representada muitas vezes pelo Índice de Valor Adicionado Setorial - IVA-ST), com percentual definido em pesquisa de preços, prevista na legislação, e que será acrescida ao preço praticado pelo substituto (é o caso de cimento, pneus, câmaras de ar, tintas e vernizes, automóveis e motos importados, autopeças etc. Enfim, a maioria dos produtos enquadrados na ST).