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Nos casos de encerramento (baixa) ou da suspensão das atividades do estabelecimento, o contribuinte ficará responsável pela guarda dos livros e documentos fiscais utilizados pelo prazo previsto no artigo 230 do Regulamento do ICMS (abaixo reproduzido), e pelo preenchimento e guarda, no mesmo referido prazo, da declaração relativa à suspensão ou baixa de inscrição no cadastro de contribuintes do ICMS,  nos termos do artigo 6 do ANEXO III da Portaria CAT-92 de 23-12-98 (publicada no DOE de 24-12-1998, que implanta e uniformiza procedimentos relativos ao sistema eletrônico de serviços dos Postos Fiscais Administrativos do Estado. - redação dada ao "caput" do artigo pela Portaria CAT-04/15, de 16-01-2015, publicada no DOE de 17-01-2015 e em vigor desde 19-01-2015).

 

"[...]

Artigo 230 - Os livros fiscais serão conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da data do seu encerramento, e quando contiverem escrituração relativa a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (Lei 6.374/89, art. 67, § 5º).

Parágrafo único - Em caso de dissolução de sociedade, observado o prazo fixado no "caput", serão atendidas, quanto aos livros fiscais, as normas que regulam, nas leis comerciais, a guarda e conservação dos livros de escrituração.

[...]"

Procedimentos

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1) Para solicitar baixa de inscrição Estadual no Cadastro de Contribuintes do ICMS (baixa exclusiva no estado - evento 604), o interessado deverá acessar o  Portal Redesim através do caminho Já Possuo Pessoa Jurídica >>Atos exclusivos no Estado e no Município>>Baixa exclusiva no Estado.  Para a baixa pelo encerramento das atividades (evento 517), acessar o Portal Redesim através do caminho Já Possuo Pessoa Jurídica >>Baixa. Exceção a este procedimento é o Microempreendedor Individual (MEI), que deverá fazer a solicitação diretamente pelo Portal do Empreendedor .

2) O interessado deverá acompanhar seu pedido no "acompanhamento da solicitação CNPJ" via internet.

3) No caso de produtor rural:

        3.1) A data da baixa será o dia seguinte ao que: 

I - deixar de utilizar o imóvel para atividade rural; 

II - ocorrer o término do contrato entre o proprietário ou possuidor do imóvel e o produtor rural, na hipótese de não ocorrer a sua renovação;

III – em que outras causas impeçam a continuidade da atividade (ex: venda, início de contrato de exploração por terceiros,  homologação da  transmissão aos herdeiros em função de óbito do produtor, abertura como pessoa jurídica etc.).

        3.2) A baixa em razão do falecimento do produtor se dará:

I - Quando o inventariante pretende comunicar somente a baixa/evento 517 a baixa ocorrerá por ato de ofício a pedido na unid​ade da RFB, e ocorrerá automaticamente no cadastro estadual, sem necessidade de se repetir a solicitação nos canais de atendimento da Sefaz/SP;​

II - Caso haja necessidade de enviar alterações diversas antes de efetuar a baixa, a pedido do interessado, por ato de ofício,​ deverá ser incluído o inventariante no QSA, alterada a razão social de modo a acrescentar a expressão "- Espólio" e emitido username​ e senha do Posto fiscal Eletrônico​ com posterior encaminhamento à unidade da RFB para o mesmo procedimento. 

Isso feito, o interessado poderá utilizar o PGD e o username/senha do PFE para enviar as demais alterações cadastrais que desejar, bem como o evento 517, quando pretender solicitar a baixa.​

4) Para baixa exclusiva no Estado (evento 604), como REGRA GERAL, a data de baixa corresponde à data da última nota fiscal emitida.

5) Previamente à transmissão do pedido de baixa, o contribuinte deverá providenciar:

      5.1) A cessação do uso de todos os Equipamentos Emissores de Cupom Fiscal e de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-E/SAT) vinculados ao estabelecimento, se for o caso;

    5.2) A regularização de  AIDFs  constantes,  no PFE,  como autorizadas e pendentes de informação de entrega ao interessado, se houver.

     5.3) A regularização de entrega  de Informações Econômico-Fiscais (por exemplo: GIA, Declaração do Simples Nacional, STDA)  até a data de baixa.

6)Verifique o  modelo  de declaração a que se refere o Art. 6º do Anexo III da Portaria CAT 92/98, atualizado pela Portaria CAT 04/2015.

Tempo aproximado de conclusão do serviço

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